Essentiels de la facilitation : Résumer et synthétiser pendant la réunion (TRN1-J12)

Essentiels de la facilitation : Résumer et synthétiser pendant la réunion

Objectif

Quand vous faites de la facilitation, résumer et synthétiser peut vous aider à :

• mettre en évidence les progrès de votre groupe et les principaux éléments examinés;
• préparer le groupe à prendre une décision ou, à la suite de la prise de décision, déterminer les prochaines étapes;
• communiquer les délibérations et les résultats au delà du groupe, au besoin.

Vous pouvez résumer et synthétiser tout au long de la discussion de votre groupe. Vous pouvez aussi le faire si les membres choisissent de partager les résultats de la réunion avec d'autres personnes.

Quelle est la différence?

Des synthèses et des résumés approfondis répondent à plusieurs objectifs

Montrer que vous participez pleinement
Ils aident tout le monde à voir les sujets examinés et les principaux points divergents et convergents, et à se demander ce qui pourrait encore manquer.

Mettre en évidence la compréhension mutuelle
Ils traitent des éléments clés examinés par le groupe et ils aident les participants à confirmer que les éléments retenus reflètent avec exactitude la discussion.

Créer des solutions inclusives
Ils offrent une occasion de voir et d'entendre les éléments clés qui orientent les décisions et les prochaines étapes.

Établir la responsabilité partagée
Ils mettent en évidence ce qui justifie la décision du groupe et permettent d'en faire part aux autres personnes qui pourraient avoir besoin de le savoir.

Stratégies pour résumer et synthétiser

Quand résumer

• Gardez vous du temps pour que les participants puissent résumer leurs progrès après chaque sujet.
• Si le groupe stagne, demandez à quelqu'un de mettre en évidence les progrès réalisés jusque-là et posez-lui ensuite une question pour l'aider à confirmer les prochaines étapes (p. ex. « Est ce que je comprends bien que les prochaines étapes sont A, B et C? »).

Qui résume

• Demandez à quelqu'un de résumer la discussion.
• Vous pouvez aussi accorder un moment de réflexion en silence aux participants. Invitez les ensuite à former de petits groupes pour échanger leurs idées. Faites un retour en grand groupe et résumez les idées. Cette façon de faire aide le groupe à s'approprier la discussion.

Où partager

• Gardez le résumé dans un endroit accessible à tous.
• Utilisez-le pour produire un rapport ou comme compte rendu des décisions.
• Fournissez des modèles pour noter la synthèse des idées et pour faciliter la production de rapports.

Quoi inclure

• Utilisez des phrases et des mots clés employés pendant la discussion.
• Résumez et confirmez que vous avez bien compris ce qui a été dit.
• Lorsque vous résumez l'intervention de quelqu'un, commencez par son dernier point. C'est presque toujours le plus important.

Feuille de travail pour vous exercer à résumer ou à synthétiser

1. Sujet(s) de la réunion
2. Objectif(s) de la réunion
3. Prise de décision (Si prendre des décisions était un de vos objectifs, quelle approche avez vous adoptée ou allez vous adopter?)
4. Problèmes soulevés pendant la discussion
5. Nouvelles idées/questions soulevées
6. Personnes et perspectives pas encore incluses
7. Questions diverses (idées à approfondir plus tard)
8. Résumé (quelques idées principales qui ont été soulevées)
9. Synthèse (De quelles autres façons ces idées et ces autres considérations pourraient-elles s'agencer?)
10. Que pourrions nous faire ensuite (p. ex. décisions, prochaines étapes)?