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Essentiels de la facilitation : Clarifier les besoins des participants

Cet outil de référence rapide fait à l'intention des employés de tous les niveaux qui souhaitent apprendre à planifier et à diriger des réunions de façon plus efficace. Il comprend une liste détaillée de questions et de considérations utiles pour organiser et diriger des réunions.

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Questions à examiner.

Objectif

  • Y a-t-il un objectif de réunion clair? Le groupe a-t-il besoin d'aide pour en formuler un?
  • Y a-t-il des besoins sous-jacents à satisfaire? Une réunion préalable est-elle nécessaire?
  • Si la réunion est destinée à prendre des décisions, qui a le dernier mot?
  • Comment cette réunion s'inscrit-elle dans les objectifs généraux de l'organisation?
  • Finalement, à quoi ressemblera le succès et comment sera-t-il mesuré?
  • Quelle sera la complexité du sujet?

Personnes

  • Qui convoque la réunion? (Êtes-vous l'organisateur, le promoteur du projet, le facilitateur ou les trois à la fois?) 
    • Pourquoi la réunion doit-elle avoir lieu?
    • Quelle est la motivation de tenir une réunion? Comment cette réunion s'inscrit-elle dans la vue d'ensemble?
    • Si vous appuyez le groupe à titre de facilitateur impartial, quelle est l'expérience de l'organisateur dans la collaboration avec le facilitateur?
  • Qui doit être présent? Combien attendez-vous de participants à l'activité?
  • Quels sont les besoins dont vous devez tenir compte?
  • Les participants se connaissent-ils? Font-ils partie d'une équipe? Représentent-ils une ou plusieurs organisations?
  • Quelles attentes peuvent-ils avoir?
  • S'agit-il de fonctionnaires ou proviennent-ils d'autres secteurs?
  • Le groupe utilise-t-il un vocabulaire spécifique que vous souhaitez connaître?

Culture

  • Quel genre de personnalités et de styles possèdent les participants? De quel type d'énergie aurez-vous besoin pour atteindre votre objectif?

Pour vous préparer

  • Êtes-vous disponible? Avez-vous le temps de vous préparer et pourrez-vous être présent pendant la séance et le suivi?
  • Dans quelle mesure êtes-vous à l'aise d'exprimer clairement à votre client et à vous‑même ce que vous êtes prêt à accepter en termes de disponibilité et de compétences?

Rôles et tâches à examiner

  • Responsabilité à l'égard des résultats (généralement avec l'organisateur de la réunion) et du processus (avec un facilitateur, si vous faites appel à un facilitateur)
  • Concevoir le processus et l'ordre du jour
  • Préparer les éventuels intervenants ou personnes assumant d'autres rôles (preneurs de notes, facilitateurs de groupe, etc.)
  • Logistique (invitations, espace, conférenciers, configuration du groupe, technologies de l'information, audiovisuel, etc.)
  • Évaluation

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