Trouver des occasions lors de périodes difficiles

Conçue comme un outil pour les cadres pendant la pandémie de la COVID-19, cette ressource est un guide par étape visant à mener une conversation constructive pour aider les employés à surmonter les situations difficiles.

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Trouver des occasions lors de périodes difficiles : Guide pour une conversation constructive – Par l'approche coaching

Ce que vous devez savoir avant la conversation

Durée : De 60 à 90 minutes
Format : Vidéoconférence en groupe, maximum de 8 personnes
Questions : Vous pouvez envoyer les questions à l'avance ou non.

Éléments d'une bonne conversation :

  • Empathie
  • Ouverture
  • Soutien
  • Curiosité, sans jugement
  • Mentalité de croissance
  • Écoute généreuse

Notes d'animation :
Durée : Plus le groupe est grand, plus il sera long de parcourir les 4 étapes du GROW. Il est essentiel de prendre au moins 10 minutes à la fin de la séance pour permettre aux participants de s'exprimer sur les actions qu'ils s'engagent à prendre, à essayer ou à modifier.
Questions : Vous connaissez vos employés, vous êtes donc la personne la plus outillée pour déterminer s'il est préférable de distribuer les questions à l'avance ou non.
Courriel d'invitation : Nous vous invitons à utiliser le courriel d'invitation préparé qui explique bien les motifs de la séance Trouver des occasions lors de périodes difficiles.
L'empathie est essentielle tout au long de la conversation, car chaque employé vit la situation de façon individuelle et distincte. Certains employés exploreront facilement les occasions, tandis que d'autres n'y arriveront pas.

Conversation guidée à l'aide du modèle BROP de coaching et de mentorat (mieux connu sous modèle GROW)

B : Buts – Quels sont les objectifs?
R : Réalité – Quelle est la situation actuelle?
O : Options – Quelles sont les options?
P : Prochaines étapes – Quelles sont les prochaines étapes?

Notes d'animation :
Le modèle est habituellement utilisé dans une conversation de coaching individuelle. Pour cette conversation de groupe, le modèle a été légèrement adapté pour permettre une conversation de groupe sur un même sujet.

Pour cette conversation, nous définissons les étapes du GROW comme suit :
G-Goals/ (Buts) : Quels sont les objectifs de la conversation ou de la réunion?
R-Reality (Réalité) : Quelle est la situation actuelle vécue par chaque employé?
O-Options (Options) : Quelles sont les options disponibles pour les employés?
W-Will (Prochaines étapes) : Quelles sont les prochaines étapes que chaque employé veut faire, essayer ou changer afin d'aller dans la bonne direction.

1re partie : Buts – Quels sont les objectifs?

Consacrer 10 % de la réunion.

  • Mieux comprendre la façon dont chaque employé gère la situation actuelle.
  • Déterminer des stratégies visant à maintenir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle en cette période unique.
  • Rechercher en équipe des façons de transformer notre façon de travailler durant cette période.

2e partie : Réalité – Quelle est la réalité actuelle?

Consacrer 15 % de la réunion.

Pour démarrer la conversation, 2 questions sont proposées :

  • Échelle de 1 à 10 : Sur une échelle de 1 à 10 (où 10 équivaut à optimiste et 1 à pessimiste), comment vous sentez-vous dans le contexte actuel?
  • Le plus grand défi : Quel est votre plus grand défi?

3e partie : Options – Quelles sont les options?

Durée : Consacrer 60 % de la réunion.

Choisissez de 4 à 6 questions parmi les suivantes :

  • RÉSILIENCE : Comment vous ressourcez-vous? Quel geste devez-vous poser davantage (ou moins souvent)?
  • SE CONCENTRER SUR SES FORCES : Quels sont vos principaux atouts en cette période difficile?
  • SUPPOSONS... : Que se passerait-il si on doublait votre confiance en soi?
  • APPRENTISSAGE : Que feriez-vous en sachant qu'il est impossible d'échouer?
  • ESPRIT CRÉATIF : Dans le contexte actuel, que faut-il réinventer?
  • SE CONSEILLER SOI-MÊME : Si vous deviez vous donner un conseil en ce moment, que serait-il?

Note d'animation :
Cette section est importante pour aider les participants à adopter une mentalité de croissance (Growth Mindset) en explorant les possibilités à leur disposition. Le processus suggéré permet aux individus d'explorer des voies non empruntées jusqu'à maintenant.

4e partie : PROCHAINES ÉTAPES – Quelles actions allez-vous entreprendre?

Durée : Consacrer 15 % de la réunion.

Pour cette partie, 2 questions sont proposées :

  • APPRENTISSAGE​ : Qu'avez-vous appris aujourd'hui qui vous aidera à faire face à la situation actuelle?
  • DES PAS DANS LA BONNE DIRECTION : Qu'êtes-vous prêt à faire, à essayer ou à changer afin d'aller dans la bonne direction?
  • Comment puis-je vous soutenir?

Notes d'animation :
Pour cette dernière étape, il faut se rappeler que chaque pas dans la bonne direction (petit et grand) doit être perçu comme un signe de progrès. En période mouvementée, la capacité de perfectionnement des individus variera; il incombe aux superviseurs de guider les employés à leur rythme et de les aider à cheminer parmi les étapes de la transition. La transition se vit différemment, mais les étapes parcourues sont assez similaires (modèle du changement de Scott et Jaffe) :

  1. Déni
  2. Résistance
  3. Exploration
  4. Engagement

Terminer la conversation en remerciant les employés de leur participation lors de cette conversation et réitérer que vous êtes disponible pour les soutenir ou pour poursuivre la conversation individuellement.

Conçu pour les cadres par le Soutien à l'apprentissage des cadres de l'EFPC

Si vous avez des questions ou des commentaires sur cette activité, communiquez avec votre équipe de l'apprentissage pour les cadres à : csps.executivelearning-apprentissagepourlescadres.efpc@canada.ca.

Notes d'animation :
Nous avons créé cet outil pour soutenir les dirigeants dans le contexte de la COVID-19. Puisque cet outil vient d'être lancé, nous serions très reconnaissants si vous nous fournissiez de la rétroaction sur son utilisation.

Courriel d'invitation : Nous vous invitons à utiliser le courriel d'invitation préparé qui explique bien les motifs de la séance « Trouver des occasions lors de périodes difficiles ».


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